浅析独立院校行政秘书工作内容与综合素质培养

　　摘 要：本文深入分析了独立院校中行政秘书的主要工作内容，继而阐述了独立院校行政秘书的重要性和重要地位。而后笔者集合多年工作研究经验对行政秘书需要具备的素质修养问题做了观点性和理论性的分析，并就未来高校行政秘书发展发展方向做了系统阐述。
　　关键词：行政秘书；工作内容；素质培养
　　[中图分类号]：G717.2 [文献标识码]：A
　　[文章编号]：1002-213（2013）-18-0-02
　　近几年，随着全国各高校不断发展、建设或转型，行政秘书这个岗位建立更加普遍与全面，它的必要性、重要性不断显现，也让高校对它的管理、建设及岗位要求愈加正规，单位、领导对选择适合的行政秘书也提出了更高的要求。
　　高校教学单位行政秘书工作内容比较繁杂，系部主要有：会务工作、内务工作、文书工作、内部信息收集、整理和反馈工作、人事工作、系财务管理工作、物品采购及领用工作、档案管理、公章管理和使用工作、对外联系和接待工作；除了系部事务工作做好外，还需要对学院各部门通知做好及时下达工作、协调好内、外关系。
　　因为事务繁杂，行政秘书很容易让人觉得似打杂人员，可有可无，实际上，在日常学院事务中它是只无形的手，起到重要的承上启下作用。
　　行政秘书工作内容浅析：（一）会务工作。会务工作是教学单位工作的重要部分，一个会议能体现出系部会议的正式性、正规行、实效性，也能给外来到访人员留下良好的印象。行秘根据领导安排首先做好会议内容纪要整理、会议人员通知、文件下发的准备工作，然后按照不同会议内容、到访人员提前做好会议室卫生、整理摆设、多媒体使用及接待共作，会中做好详细的会议记录，会后做好会议室归整、安全工作及对其他相关教师会议内容传达。（二）内务工作。内务事务要求行政秘书有高度责任心，主要是1、系安全档案记录工作。行秘需要对系部防火安全器械、防火通道及指示牌、办公室经常进行排查，对有可能存在的安全隐患进行登记、及时上报相关部门；2、做好教师电话簿和教师个人信息记录及更新工作，如论文发表、科研项目材料备案；3、到访人员接待工作，行秘需要对学院概况、系部概况、专业设置、教师情况、学生毕业情况有清晰的了解，个人方面，需要有良好的表达、沟通能力与素质体现；4、做好系部、外部文件收发、报刊、信件收发工作，同时做好详细的收发记录。内务事务比较繁琐，大部分为重复性的工作，容易让行政秘书产生倦怠感和松懈感，而内部事务是系部正常化的标志，要求行政秘书时刻保持工作激情和较高警惕性，经常思考、反复思考，善于总结捷径和规律。（三）文书工作。行政秘书需要有较好的文字功底，对不同的写作类别、格式需要有较好的掌握。通知、申请、说明、综述等大量不同类型的写作就需要行政秘书了解学院的相关方针、政策，有正确的思想观，同时，利用闲暇时间多积累文学知识、写作常识，多写作，能从内心把写作当做一种乐趣。（四）人事工作。人事工作一般是根据学院人事处下发通知，行政秘书按照时间及内容，及时告知相关教师准备材料、填写表格。一般包括每年新教师岗前培训、继续教育培训、高校教师资格证认定工作、职称评定工作；聘任教师入职手续、教师离职手续办理；每月按时上报教师考勤表、加班表及省市、学院下发的“百人工程”、“千百十工程”等评选、申报工作。行政秘书首先要对文件进行了解，协助教师做好材料准备，人事工作与教师利益密切相关，这就要求行政秘书在完成此项工作时具有及时性、准确性的态度和高度责任心。（五）财务管理工作。财务工作指行政秘书协助系领导做好系部财务借款、报账、预算、教师外出培训、出差及系部办公经费结算、物品入账、审核登记工作。要求行政秘书熟知学院财务处下发的财务制度，比如报账流程、报表的规整填写方法等，行政秘书只有具备高度自觉性、敏感性和认真的态度才能将财务工作做好。（六）物品采购及领用工作。行秘根据系部需要、教师需要、办公室需要填好申领单到学院资产处申领教学工具、办公工具或采购其他特殊情况需要使用到的物品工作。行秘需要清晰的掌握系部办公用具、教师设备等固定资产的账务工作，严格按照学院资产处备品领购制度，根据系部安排、教师、办公室的实际需要，及时、准确的申报、领取备品，分发后需要做好详细的分类明细账簿，确保账物相符。（七）档案管理、公章管理和使用工作。档案分为很多种，分类整理，行政秘书需要在平时多留心勤收集，比如系部文件、学院下发的通知及文件、党务文件、科研文件、教师信息备案文件、就业文件、设备维修处理文件、系部会议文件、专业特色建设文件等，行政秘书都应该对备案文件有个长期的整理规划，有系统的文件整理册，明显的文件标签及目录。通过坚持不懈的积累，才能逐渐为系部、学院留住宝贵的材料。公章，是指国家机关、团体、企事业单位用自己法定主体行为名称制作的签名印章，是一个单位用在严肃办理的公事，它具有严肃性，一般由行政秘书保管，保管工作虽然看似简单，长久保管不出差错就需要这个人有责任心和严肃、公正的处事态度，不随意摆放公章，对需要盖章的文件和人员，进行登记备案，需要熟知领导的签字体、对办理学院及教学、行政事务时签章的程序及注意事项。（八）对外联系和接待工作。对外联系和接待工作很考验合格的行政秘书所要具备的整体素质。社会越来越发达，人的素质也越来越高，对外联系不仅需要行政秘书有很好的语言能力、沟通能力、沟通方式及语言素养，也需要有耐心、有恒心的工作态度，协助系部领导与就业单位、实习基地、产学研研究基地及来访单位、企业进行长期、短期联系，能较好的促进学生实习、就业、项目研究与产品合作，能深层次的提高教学水平、科研水平，对学院起到好的宣传、发展作用。在广东省高校做行政秘书，因为大部分学生还是来自广东省各县市，在语言方面，除了掌握流利的普通话、基本英语外，还应该有基础性的粤语沟通能力，行政秘书性质中具有服务性功能，意指不仅为领导服务、教师服务，也为学生服务、校外联系单位服务。有较全面的语言能力，能出色起到桥梁作用。沟通能力及方式，沟通是指是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。方式是指言行所采用的方法和形式。行政秘书除了语言能力外，需要能拿捏好与人沟通的技巧、方法，真诚待人、诚信待事，时刻以学院、系部的名誉、利益为重。除此之外，在与外界沟通时，出于对外界单位尊重，应适当地对就业单位、企业、合作单位概况有基本了解，对来访人员的姓氏、职务及来访目的、双方需要达成的结果进行基本的掌握。接待礼仪，一个人的综合素养能给对方带来良好的沟通意愿，行政秘书在接待外来人员、单位时，可以通过整洁、合体的衣着，恰当的迎接礼仪等来把行政秘书所起到的窗口作用做得更完善。