公文写作基础常用文种及选用简短 公文写作要求选择合适的文种格式(七篇)

在日常的学习、工作、生活中，肯定对各类范文都很熟悉吧。相信许多人会觉得范文很难写？下面是小编帮大家整理的优质范文，仅供参考，大家一起来看看吧。

精选公文写作基础常用文种及选用简短一

请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的公文。(上行文)

二. 请示的分类(适用情况)

(一)求示性指示(政策性指示)——寻求指示

1.新问题、新情况，无章可循;

2.对上级的政策、方针、规定、指示有疑问或把握不准;

3.与其他机关单位就某个问题有分歧，需要上级裁决。

总之，在不知如何是好的情况下使用。

(二)求批性指示(事务性请示)——请求批准

1. 请求批准有关规定、方案、规划等;

2. 请求审批有些项目，指标等;

3. 请求、批转有关办法，措施。

总之，已有计划安排，但需要经过上级的批准才可实行。

三. 请示的特点

1.期复性(双向性)

发出请示意味着将得到一份批复，与批复对应。

2.单一性

一事一文，多事多问

3.时效性

应在问题发生或处理前行文，不合先斩后奏。

4.可行性

请示中提出的准予批准的要求，应是切实可行的。 5.针对性(适用范围)

四. 请示的写法

(一)标题

1.发文机关 事由 文种

例1《××市××区人民政府关于××路上禁止重

型卡车和大型货车行驶的请示》

2，事由 文中

例2《关于建立中国工程院有关问题的请示》

(二)主送机关

▲只能有一个

(三)正文

1.请示原因

2.请示事项

3.结语

(四)落款

正文

1. 请示原因(开头)

即：“为什么提出请示?”

要充分、具体、恰当，以便上级充分了解情况，做出决策。

一般是请示的详写部分。

如何写好请示理由?

例如：一家单位申请资金购买电梯

其中，有一个理由——电梯由于使用多年，已不能运行了。于是领导派人去调查情况，一看这些电梯哈没有到报销年限，仍能正常运行。结果领导大为恼火。资金问题当然也就得不到解决了。

理由要合理、充分

例如：一家单位申请资金盖办公楼。

“我单位常年没有合适的办公地点，这些年一直租用其他单位的房子办公，光每年的租金就五万元，已远远超出了我们的财政支出，如果建一座办公楼，根据测算，只需要资金50万元，约等于20xx年的租金，这样20xx年后每年将节约5万元经费。”

例如：一家单位申请资金疏通排水沟。

不但着重写了挖排水沟的几个理由：淤泥厚，雨季来临，影响排涝;夏天蚊虫滋生气味难闻，影响居民乘凉等。而且还引申下去，写了挖好排水沟后会美化周围环境而且对居民生活也有很大好处，两岸种上树木后将来会产生较好的社会效益和经济效益等。

例如：申请扩建校舍的请示

“学生较多，校舍紧张”

“近几年来，我校招生规模不断扩大，在校学生总数由20xx年的×××人上升到年20xx年的×××人，而目前校舍设计容纳学生数为×××人。我校基础设施建设的滞后，影响了学生的学习生活，成为制约教学质量提高的瓶颈，为此……”

理由中可恰当渗入感情

例如：一单位请求解决学校房屋建设资金问题。

“这些年学校连年失修，只是孩子们常年在一所破旧的房屋里上课，冬天，窗户没有玻璃，四处透风，孩子们手脚都冻裂了，简直无法写字，夏天，雨水较多，房顶漏雨，房梁遭到虫蚀，非常危险，一旦垮塌，后果不堪设想。看着这些可怜的孩子们，我们心里十分难受，为此，经乡里同意，我们决定重新盖一座教学楼，目前我们已经筹集了×万元的资金，还缺×万元，能否适当给以解决?”

站在谁的角度来写理由?

“蠢人用他的方法说服我，指着用我的方法来说服我” ——亚里士多德

理由要站在领导的角度来写

请示是写给领导阅批的，只有得到领导的认可才能得到满意的批复。因此，写作要站在领导的角度，以领导的角度来写才更有说服力。

例如：一家单位申请搬迁，在写搬迁方案是就具体提供了几个方案，详细写出每种方案所需经费。这样，几个方案放在一起，让领导很容易就做出了选择。

思考：我院后勤公司申请继续租用集体宿舍，理由怎么写?(继续租用;另在东塘租用)

2.注意事项(主体)

必须明确、具体

通常请示事项之说一句话，如一份请求拨给会议经费的请示：“为此，请拨给会议经费3000元

过度

“先将有关事项报告如下(篇幅较长)：、”“因此”、“为此，(篇”幅较长)。

自然过渡，一般另起一段。

请示的写法

3.结语

妥否(当否)，请批示(指示)。

以上意见妥否(当否)，请批示(指示)。

以上请示请以审批(批准)。

以上意见是否可行，请以批复。

“请从速批复”、“请尽快拨款，以解燃眉之急”。

五. 写作要求

1. 一文一事

2. 一个主送机关

3. 不能越级请示

4. 事前请示

5. 请示事项具体：

请示中除了必须要写明请示的事项外，还要写出本单位拟就的处理意见。

请示与报告的区别。

1. 含义不同。请示是“请求指示、批准”。带有紧迫性; 而报告是“汇报工作，反映情况，提出意见或者建议。” 重点在反应情况上。

2. 性质不同。报告是陈述性的文件;请示是请求性的文件。

3. 行文时间不同。报告是在时间前，事情进行过程中和事件后都可以行文;而请示是在事先行文。

4. 表述要求不同。报告陈述工作情况，涉及内容广泛，可以一文一事，也可以一文多事。请示必须一文一事。

5. 惯用语不同。报告多用“特此报告”、“以上报告如有不当，请指正”;请示多用“以上请示当否，请批复”。

精选公文写作基础常用文种及选用简短二

公文基础写作知识

公文的概念和特点

公文即公务文件，是国家机关级其他社会组织 在行使职权和实施管理的过程中形成有具有法定效用和规范格式的文件。特点有：

1. 作者的法定性；所谓的作者法定，就是指依据宪法和其他有关法律、章程成立的，并能以自己的名义行使职能权利和担负一定的义务、任务的机关、组织或代表机关组织的领导人。也就是说，党的机关、人大机关、行政机关、人民团体、企事业单位及其他法定的社会组织才有权制发公文。以领导人的名义发文，在个人名字前面都应冠以机关的名称与职务，代表他所在的机关来发文的。

2.效力的权威性；

3.内容的公务性；公文不管是别人代拟的还是领导者自拟都只能是为了“公务活 动”而创制。

4.体式的规范性；

5.制发的程序性；公文制发程序一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、 登记、分发等步骤。

6.创制的时效性。

公文的分类

根据公文形成和作用的活动领域，分为通用公文和专用公文两类

根据公文机密程度，分为对外公开文件、限国内公开文件、内部使用文件、秘密文件、机密文件、绝密文件六类。

根据公文行文方向，可分为上行文、平行文、下行文三类。函是最重要的平行文。 凡是没有隶属关系的，机关不分大小，级别不论上下，一律视为平行关系。

根据处理时限的要求，可分为平件、急件、特急件三类。

根据公文制发机关的性质，分为法规文件、行政文件、党的文件三类。

根据公文内容的性质和作用，分为规范性文件、领导指导性文件、陈述呈请性文件、知照性文件、记录性文件。知照性文件是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各相关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。

根据文件的发送目的`，分为主送件、抄送件、批转件、转发件等。

根据公文来源分为两类：收文、发文。

公文的文种

据《办法》的规定，国家行政公文有13种，据《条例》规定学党的机关公文有14者，各分别是：

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令、公告、通告、议案；

决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、 决议、公报、指示、条例、规定。

公文的文体

是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即 公文的表达方式和语体特征。应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。

在公文的写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主。

公文的行文规则

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文来往关系。我国社 会组织的管理机关可以分为三大类：

1.政权机关：立法机关体系（自全国人大及常委会、省人大及常委会到乡镇人民 代表大会）；行政机关体系（依次是中央人民政府即国务院，省、四大直辖市、各自治区和港澳特别行政区政府，市、地区、自治州政府，县级市、市辖区、县政府，乡镇政府）；司法机关本系（自最高人民法院到乡镇司法机关）；其他行政机关（军事机关体系、政协机关本系等）。

2.团体机关 中国共产党机关体系，这一机关体系实质上是我国社会的领导权力核心；中国共产主义青年团机关体系；全国工会机关体系；全国妇女联合机关体系；其他群众性团体。

3.实体机关 事业单位机关，均由国家提供一定的经费，如学校和研究机构等机关；企业单位机关。一般实体机关纵向级别较少。

我国社会组织机关及其部门、单体之间的组织关系和行文关系有以下四种：

1.隶属关系，如国家教育部与各省、自治区、直辖市教育厅（局）；

2.上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。如国务院所属 各部、委、办之间、省人民政府各厅（局）之间；

3.平行关系，同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系；

4.非隶属关系，非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系， 又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系。或称为不相隶属关系，如省军区与县人民政府，省教育厅与县民政局。

精选公文写作基础常用文种及选用简短三

同志们：

为进一步规范我区各街道、机关各部门(单位)办公室公文处理工作，提高党委、政府系统信息工作水平，经区委、区政府研究决定举办此公文处理与信息工作培训班，这也是近几年我区首次举办的公文处理和信息工作培训班。此次培训班我们有幸邀请到。。。。。。。。。。。。。。可以说，这次培训班，内容丰富，机会难得。下面，就办好此次培训班，我讲两点意见：

一、充分认识公文处理与信息工作培训的重要性和必要性

一是依法行政和进行公务活动的需要。公文是依法行政和进行公务活动的重要工具，是上情下达，下情上达的重要载体，具有很强的政策性、时效性、权威性，在一定时间一定范围内还具有保密性，是任何媒体不可替代的。作为机关工作人员，会不会拟制公文，懂不懂公文办理，直接影响到依法行政和公务活动，该行文的不行文就会误事，不该行文的滥行文就会乱事。因此，只有机关工作人员学会行文，掌握如何办理公文，才能保障机关公务活动正常运转。 信息工作是机关公务活动的重要组成部分，信息是领导决策的基本依据。当今世界是信息化时代，无一不与信息相联系，信息不畅，情况不明，直接影响机关工作的正常运转。因此，作为机关工作人员必须学会信息的采集、整理和报送。 二是提高机关人员素质需要。机关工作人员素质包括政治素质、文化素质、业务素质等诸多方面，会不会公文办理，公文办理的质量和效率高不高，会不会采集信息，信息整理的质量高不高，是诸多素质的集中体现，学会公文办理，学会采集整理信息，是对机关工作人员最基本的要求，也是机关工作人员必须具备的素质。

三是提高公文办理和信息工作水平的需要。近几年来，区机关、街道、区直各单位在公文办理和信息工作逐步趋向规范化和制度化，但也存在一些急待解决的问题。在公文办理方面：存在着公文拟制质量不高，行文格式不规范，行文规则不明确，公文办理程序比较乱等问题;还有部分机关人员还不会拟制公文，不懂公文办理。在信息工作方面：目前，全区的信息载体主要是由区委办公室和区政府办公室联合主办的《每日要情》，一日一期，全面反映我区经济发展和社会事业方方面面的工作。然而，在信息的编辑过程中，还是存在着一些街道、部门(单位)不会采集、不会整理、上报不及时等问题。我们只有解决这些问题，才能真正提高公文处理和信息工作水平。

二、提几点要求

1、要端正学习态度，自觉学。一是严格遵守培训学习时间，要做到按时听课，不迟到，不早退;二是严格遵守课堂纪律，认真听课，将手机调至震动模式;三是认真听课，做好笔记，做到学有所思，学有所获。

2、要正确处理工学矛盾，安心学。希望大家要处理好工作与学习的关系，真正做到坐下来，安心学习。原则上所有参会人员在培训期间都要全程参加，如果有特殊情况，有事需要处理，要向区委办公室请假，不得擅自旷课。

3、要认真钻研，虚心学。公文处理和信息工作，对于机关有些同志来说还没有入门，有的甚至不懂、不会。只有认真钻研、虚心学习，才能变不懂为懂，变不会为会。希望大家要珍惜这次培训机会，认真学习，丰富自我，充实自我，提高自我，变外行为内行。

应当说今天把大家集中学习不容易，能请到各方面讲课的专家更不容易，区委办、区政府办也做了充分的准备，付出了艰苦的劳动，大家一定要倍加珍惜。既要静下心来认真学，又要达到真学、真用，把我们所学的知识应用到实际工作中去，从而促进我们在今后的工作中上水平、上台阶，推动全区经济社会又好又快发展。

谢谢大家!

精选公文写作基础常用文种及选用简短四

公文写作基础知识：公文写作与处理

18.公文的结尾，通常采用下述形式( )。

a 交代制发公文的根据与目的

b 直接点明结论，以阐明制发此文的原因

c 发出号召，提出希望与要求

d表示敬意、谢意

19.书写公文中的成文日期应使用( )。

a 阿拉伯数字

b 汉字

c 汉字大写

d 汉字与阿拉伯数字皆可

20.用于行政管理的“命令(令)”，其发布权限属于( )。

a 各级人民政府

b 党、政、军各类机关

c 国务院各部门

d 国家大型企业、事业单位

21.下列关于会议纪要特点的说法，正确的有( )。

a 纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求

b 会议纪要有交流会议信息，介绍经验的作用，但没有约束执行的效用

c 撰写会议纪要可以根据工作需要、作各种调查，广泛选取材料

d 撰写会议纪要以叙述为主要表达方式，也可叙议结合

21.简报不具有以下哪一特点( )。

a 连续性，大部分简报需连续分期印发

b 明确的针对性

c 简明，贵在 “简”

d 快速有强烈的时间性

21.撰写一篇简报，一般情况下要符合下列哪点要求 ( )。

a 要有一定的理论深度

b 一般用分条列项形式表述

c 要求简明精炼，突出重点，字数一般控制在千字左右

d 要求首先讲清形势，说明意义

21.对于简报的标题，应做到( )。

a.写明发支机关名称、事由、文种

b 写明主编单位与文种

c 概括揭示简报主题

d 用套红大字排印，反映简报类型

22.下列说法，错误的是( )。

a.公文格式主要是对载体规格尺寸及区域划分、公文各组成部分的排列顺序与编排式样、文

字符号的形体及尺寸等予以规范

b 简报虽限定阅读范围但不具有机密性

c 公文所针对的问题是反复多次运用的，涉及多数人而非少数人的一般普遍性问题

d 条例在党的机关可作为党内规章的名称，用于规定某些规则和准则。

23.公文上的签署是指 ( )

a 机关领导人在公文完成稿上的亲笔签名，标志文稿形成，并可以此作为印发正本的依据

b 以机关领导人名义发文时，签发公文的领导人亲笔在公交正本落款处签注的职务、姓名

c 由机关领导人在收支上签注的批示性处置意见

d 由承办公文的机关工作人员在处理完毕的公交上签注的对该文承办的经过与结果的说明

24.批办是指 ( )。

a 对发文稿的审核批示

b 对收文应如何办理所作的批示

c 对收支应如何办理提出的建设性方案

d 对公文正本的复核意见

25.规范性公文标题的时间是( )。

a 公文发布时间

b 公文撰写的时间

c 公文打印的时间

d 公文讨论的时间

26.新的规范性公文产生了，对同一事物约束、规范的旧文件应 ( )。

a 两法并存

b 新不废旧

c 相辅相成

d 同时废止

27.( )是指对收文如何办理提出建议性处理意见。

a 拟办

b 承办

c 拟稿

d 注办

28.制发公文的目的和要求，一般是由( )确定的。

a 撰写者本人或团体

b 机关党政负责人

c 行文对象及行文内容

d 作者的上级机关

29.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作( )。

a 平件

b 加急件

c 速递件

d 急件

30.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作( )。

a 草稿

b 定稿

c 正本

d 副本

参考答案：

1c 2a 3c 4b 5c 6c 7d 8a 9c 10a 11d 12d 13a 14a 15d

16c 17c 18c 19c 20a 21b 22b 23b 24b 25a 26d 27a 28c 29d 30c

精选公文写作基础常用文种及选用简短五

尊敬的人事部经理：

您好!非常感谢您抽空阅读我的自荐材料。我叫xxx，今年x月毕业于xx大学xx专业。本人具有扎实的文学功底和语言表达能力，有多次策划各种活动和文字编辑的经验;熟悉网络和电子商务，精通办公自动化，能独立操作并能及时高效的完成日常办公文档的编辑工作等。更重要的是，具有实事求实，开拓进取的创新精神和务实，永不放弃的坚强品质;对待工作认真负责，一心一意;勤奋好学，积极向上，不断完善自己知识的结构;善于听取别人的意见以便提升自己的工作能力;具有良好的团队协作精神和人际交往能力。x年的工作实践，让我积累了更多的实践经验，更加的善于与人沟通，从而找到有价值的信息，加以运用总结，我一直坚信的原则是：无论大事小事，都一如既往的努力，并且寻求最好、最新、最快的解决方式或处理方法，脚踏实地得，真真实实得完成。

随信附个人简历表，请给予我机会，我将还您以最夺目的光彩!

此致

敬礼!

求职人：xxx

20xx年x月x日

精选公文写作基础常用文种及选用简短六

关于批复写作和例文

一、批复的概念

批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。当下级机关的工作涉及到方针、政策等方面的重大问题，报请上级机关审核批准时；当下级机关在工作中遇到新情况、新问题，无章可循，报请上级机关给予明确指示时；当下级机关遇到无法解决的具体困难，报请上级机关给予指导帮助时；当下级机关对现行方针政策、法规等有疑问，报请上级机关予以解答说明时；以及当下级机关因重大问题有意见分歧，报请上级机关裁决时，上级机关都应该用“批复”予以答复。除此之外，有时“批复”还被用来授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章。

二、批复的特点

1、针对性。批复的针对性反映在两个方面：一是批复必须针对请示机关行文，而对非请示机关不产生直接影响；二是批复的内容必须针对请示事项，不涉及请示事项以外的内容。

2、回复性。批复的内容属于回复性的内容。因为批复的制作和应用是以下级机关的请示为条件，对上级机关来说是被动的发文，下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。并且，上级机关对请求事项无论同意与否，都必须有针对性地明确予以回答。

3、权威性。批复是答复下级机关请求事项的回复性公文，它提出的处理意见和办法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。特别是对一些重大事项的答复，体现了党和国家的有关方针、政策，具有权威性。所以批复一经下发，下级机关必须遵照执行。

三、批复的分类

根据内容、性质的不同，批复可分为两类：一类是审批性批复；一类是指示性批复。审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜，经审核后所作的指示性答复。比如关于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。这一类批复，不只是对请示机关提出请示事项的`答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，具有普遍的指导和规范作用。另外，授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章的批复，也属于指示性批复。

四、批复的结构、内容和写法

批复由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

1、首部。包括标题和主送机关两个项目内容。

1标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。

2主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。

2、正文。正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。

1开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。

2主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定或否定的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。

3结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。

3、尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。

五、撰写批复应注意的问题。

1、注意行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。

2、批复的观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。

3、批复要及时。批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。

4、批复的行文要言简意赅。要做到言止意尽，庄重周严，以充分体现批复的权威性。

例文一审批性批复

关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复

民行批[1993]4号

江苏省人民政府：

你省一九九二年十月八日《关于撤销南通县设立通州市的请示》和一九九二年十一月二十日的补充请示收悉。经国务院批准，同意撤销南通县，设立通州市县级，由省直辖，以原南通县的行政区域为通州市的行政区域，不增加机构和人员编制。

民政部盖章

一九九三年一月八日

例文二授权指示性批复

国务院关于决定加入《专利合作条约》的批复

国函[1993]113号

中国专利局、外交部：

国务院决定：我国加入《专利合作条约》，具体手续由外交部办理。我国加入该条约后，关于《专利合作条约实施细则》的修订问题，由中国专利局同外交部决定，报国务院备案，可以不另行报批；中国专利局可以制定实施该条约的具体规定。

国务院盖章

一九九三年八月二日

例文三授权指示性批复

国务院关于《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》的批复

国家旅游局、公安部：

国务院原则同意《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》，由你们发布施行。

附：《中国公民自费出国旅游管理暂行办法》略

国务院盖章

批复写作和例文责任编辑：飞雪 阅读：人次

精选公文写作基础常用文种及选用简短七

公文写作格式

培训内容：1．公文的概念

2．日常公文的分类

3．公文拟写的步骤与方法

4．电子公文

5．公文范例

6．尝试写作

．课程长度：6时

．培训方式：讲解法 范文欣赏 模拟练习

．教材内容：

引言

在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。

什么是公文？

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、 明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1．文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2．根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的.通知等。

3．明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4．明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

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