办公室档案管理办法

办公室档案管理办法（精选8篇）

办公室档案管理办法 篇1

　　为加强校研究生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。

　　一、立卷、归档

　　第一条 各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。

　　第二条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

　　第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。

　　第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

　　第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

　　1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。

　　2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。

　　3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

　　4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

　　5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

　　(1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有长远利用价值的文件，划为永久保存。

　　(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为20xx年至50年。

　　(3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为20xx年以下。

　　第六条 文件的组合。组合的基本作法如下：

　　1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

　　2、会议文件应单独组合。

　　3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

　　4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。

　　5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

　　第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

　　第八条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

　　第九条 归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。

　　第十条 归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：

　　1、归档文件齐全、完整。

　　2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

　　3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

　　第十一条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室,电网档案盒。

　　二、档案的管理和利用

　　第十二条 办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

　　第十三条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。

　　第十四条 办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

　　第十五条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

　　第十六条 借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查,档案盒，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。

　　第十七条 办公室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。

　　第十八条 平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件,干部档案盒，以便存档和查阅。

　　第十九条 确保文件、材料的安全，做好保密工作。

办公室档案管理办法 篇2

　　1.文书档案管理。文书档案包括上级领导机关来文、学校发文，包括各种通知、决定、批复、下达的计划等;本馆制定的规章制度、规则、细则、办法、公约等，对此类档案资料的管理做到：

　　1)凡应归档的资料、文件，应在工作告一段落后，及时整理原始资料分类归档。

　　2)对上级下发的有关文件，馆领导阅后，及时收回归档并做好登记，存放办公室备查。

　　3)对所保管的文件，应定期清点，凡与本馆有关的备查文件原件归档，副件保留。

　　4)年底按档案类别整理、装订成册，建立目录，存放办公室备查。

　　2.业务档案的管理。业务档案包括日常业务工作统计、工作计划、专题规划、工作总结、业务报表、文献采购留存、馆长办公会及馆务会议纪要、图书馆大事等。对此类档案资料的管理应做到：

　　1)各部室做好工作统计，每月上报办公室归档。

　　2)业务报表，要留底归档存查。

　　3)工作计划、专题规划、工作总结、采购留存、馆长办公会议纪要等，要及时分类归档。

　　4)年底按业务类别整理、装订成册，建立目录，存放办公室备查。

　　3.人事档案的管理。人事档案包括图书馆职工的基本情况、科研情况、考核、奖励情况、先进模范典型材料等。对此类档案的管理做到：

　　1)掌握本馆职工的学历、专业、年龄、业务、职称、工作履历等基本情况，对调入、调出及离退休人员及时填写登记簿，建全人事档案及跟踪管理。

　　2)及时准确记录本馆各业务部门人员的调动情况及知识结构，年龄层次、职称结构情况。

　　3)及时做好职工的考勤、考核、奖励与处分情况的记录，要归档存留备查。

办公室档案管理办法 篇3

　　第一条 为了加强公司人事档案管理，使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求，参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定，结合公司的实际情况，特制定本规则。

　　第二条 档案管理的种类;根据国家的规定要求和劳动人事管理的特点，将劳动人事工作形成的诸多材料整理分成三大类：职工个人档案、专业技术档案、文书资料档案。

　　第三条 职工个人档案主要由记载个人在历史各个时期表现情况的原始资料，各项工作能力素质状况和有关背景材料等构成。它主要包括职工履历、社会关系、职务、学历、工资变动情况、奖惩记录等以及各个时期的表现鉴定。

　　第四条 专业技术人员(包括工人技师)档案主要由记载其技术状况的原始材料和考核评聘等有关的材料构成，它主要包括专业技术人员的技术职称(职务)评聘申请表、工作总结、所在单位鉴定、评审委员会评审结果记录、聘任或解聘书、高、中、初等级变化记录和评聘工作的有关资料。

　　第五条 文书资料档案主要由记载公司劳动人事管理活动的主要过程原始材料、各项重要而且常用的劳动人事政策规定的目录或摘要、劳动人事系统各岗位在工作中产生的各类正式文书、各种劳动人事统计报表和有关信息资料构成。

　　第六条 档案管理的内容

　　一、档案的建立

　　1.职工个人档案，凡是新进公司的职工，劳动人事部门应按规定内容为其建立个人档案，并按公司档案管理规范统一整理分类、编号。

　　2.专业技术人员档案，对专业技术职称(职务)评聘管理部门或岗位提供的职称(职务)评聘的有关资料，按规定要求进行分类、整理、编号、归档。

　　3.文书资料档案。对文书管理提供的各类文书资料，按设计要求进行分类、整理、汇编成册、编号归档。

　　二、档案的日常维护：档案的日常维护主要包括整理、分类、编号、装订、编目录、内容增删、订正、输入电脑等项内容，重点是增删、订正、更新。

　　三、档案的查询、借阅：档案查询、借阅管理的内容主要根据上级有关规定或公司的管理需要制定查询、借阅档案规定，对档案的查阅、借阅实施管理。

　　四、档案的传递：档案的传递主要指职工个人档案和专业技术人员档案传递到流向单位。

　　第七条 档案管理的标准

　　一、职工个人档案

　　1、符合国家和上级主管部门规定的档案管理要求。

　　2、能够及时、准确、完整的提供反映公司专业技术职称(职务)评聘情况。

　　二、文书资料档案

　　1、能够及时、准确地提供劳动人事管理方面的文书资料.

　　2、能够及时提供劳动人事管理方面的政策规定的文号、文件、标题或摘要。

　　第八条 档案的内部管理制度

　　一、凡新聘职工个人档案应在报到后的一个月内完成。

　　二、专业技术人员档案的建立，应在专业技术职称(职务)评聘管理部门或岗位移交有关材料后的一个月内完成。

　　三、文书资料档案的建立，首先由文书管理岗位每年二月前将上年度的文书资料交档案管理岗位，然后由档案管理岗位在接到后30天内完成整理、分类、编号、装订、编目、摘录、输入电脑等工作。

　　四、应在有关岗位提供变更内容后的一个月内，对档案的有关内容进行增删、修正。

　　五、档案的查询、借阅必须按有关规定执行。

　　六、每年4月前对公司的档案管理工作进行一次检查。

　　七、文书资料档案的分类、目录编排、编号由公司行政人事部统一确定。

　　八、档案管理岗位应及时为公司各方面提供档案资料查询。

　　第九条 人事档案查阅、借阅

　　一、查阅档案的范围

　　1.因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等需要查阅本人档案的。

　　2.与他人案件有密切关系，而该人已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，必须查阅其档案取得证明材料的;

　　3.因某种特殊情况需要查阅本人档案的;

　　4.编写公司史、地方志、撰写人物传记等，一般不得查阅干部档案，可直接向干部本人采访。如该干部已经死亡或年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可酌情提供其履历和自传材料给予查阅。

　　二、借用档案的范围

　　1.领导因审批职务任免、出国、晋升和享受待遇考察了解等需要借用有关人员的档案;

　　2.商调职工需要，将档案寄送接受部门(分支机构)审查;

　　3.本部门有关领导因对于政治审查、考察、考核需要详尽研究而暂时借用。

　　三、出具证明材料的范围：出具证明材料，指的是按需要和允许提供利用的范围，将人事档案中的有关材料内容摘抄或复制成单项的材料，用以证明该人员的有关情况。这种方式一般只限于审批案件、出国留学所必须提供的证据、证件等。凡因入团、入党、入学、参军、提干、出国等进行政治审查，需要了解其父母或亲属的情况时，一般不能查阅档案，可由干部所在单位提供证明材料。

　　四、查阅、借用档案办理程序

　　1.借阅经理级以上干部档案欲申请人填写《查阅、借用档案审批表》，经借阅档单位盖章和负责人签字，报公司领导审批;

　　2.借阅经理级以下人员的档案，经申请人所在部门领导批准，行政人事部审核，方可调出档案。

　　五、查阅、借用档案的注意事项

　　1.查阅档案的人员，必须携带本人工作证、身份证，在查阅时不准边阅边议档案内容，更不准向无关人员泄露档案内容。

　　2.查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损;

　　3.未经批准，不得复印档案材料，摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好，不得给无关人员阅看，用完必须自行销毁;

　　4.查阅档案需到档案室进行，原则上不得带走;特殊情况需借出的，必须在当日归还。

　　5.借用的档案，必须保证