对外文书使用的要求

格式 使用对外文书首先要注意格式，不要用错。如外长和外交代表使用正式照会，不要用普通照会的格式，非外交代表机构使用对外函件，不要用照会格式等等。

人称 人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。

在正式照会中，一般不用“我们”一词，普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方亦用第三人称，不可用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。

另外，签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。