油田档案利用情况及规律问题调研

档案工作的最终目的就是通过提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。要搞好利用工作，必须熟悉服务对象，了解他们对档案的要求，只有知己知彼，方能百战不殆。也就是说，搞好对利用者的调查研究，做到有的放矢，才能使档案工作变被动为主动，变单一服务为多项服务，真正使档案信息达到资源共享。随着市场经济的发展，企业改革的不断深入和计算机网络的兴起，作为国有大型企业的xx油田将面临着一些新的机遇和挑战，同时也为我们企业档案工作开辟了一些新的领域，但由于受环境、资金、人员等储多因素的影响档案的利用工作一直处于低潮，再加上传统的蹲班守摊式的档案利用方式，在客观上，使利用工作往往陷入一种被动的局面，这就使得我们档案利用工作已远远不能适应现代企业发展的要求。为此，2006年3月xx油田xx档案管理室课题组，选定了“十五”期间xx油田档案利用情况及其有关规律问题的研究》课题，开展调查研究，2006年7月经河南省档案局，河南省档案学会批准，该课题被列入“河南省2006年重点调研课题。一、课题调研情况

1、问卷调查状况

这次调查共涉及15个问题，对这些问题的答卷情况，我们进行了总结汇总，情况如下：

⑴、在此期间您去过档案馆吗？对此有75％的被调查者去过，8％的人没有去过；17％的人交了白卷。

⑵、您去档案馆的目的是什么？97.2％的人是去查档案；2.8％的人是出于好奇跟别人去的。⑷、您对档案馆的借阅环境怎么看？78.2％的人认为还可以；10.3％

的人认为一般；6.2％的人认为太原始；5.3％的人认为应该实行开放式。

⑸、您对档案馆的服务水平和态度如何评价？80.4％的人认为好；

9.1％的人认为还可以；6.9％的人认为一般；3.6％的人认为差。

⑹、您对办理查档手续怎么理解？76.4％的人认为应该；22.2％的人认为手续太繁琐；1.4％的人认为没必要。

⑺、您对档案馆为您提供档案的方式满意吗？29％的人认为还比较满意；27％的人认为太落后；4％的人表示不满意；30％的人认为应直接利用计算机借阅；10％的人认为应变革利用方式。

⑻、您会使用检索工具查阅档案吗？36.8％的人表示会使用；12.6％

的人表示知道一点；50.6％的人表示不会。

⑼、您认为与图书馆相比那种检索工具更直观？47.9％的人认为图书馆的直观；28.8％的人认为档案馆的直观；还有23.3％的人认为网上利用更直观。

⑽、你是否查到您所需要的全部信息？有44.6％的人表示查到了全部信息；45.9％的人只查到部分信息；9.5％的人根本没有查到。(12)、当您在查找档案遇到问题时，您终止查找档案的原因何在？有46.3％的人因资料不全而放弃；9.2％的人因找不到而放弃；3.8％的人认为时间太长；12.1％的人因检索不直观困难而放弃；24.6％的人因手续繁琐而放弃；4％的人因服务态度不好而放弃。(14)、从您的角度出发，您认为“十五”期间档案利用工作存在什么问题？其中有5.4％的人认为太落后；2.7％的人认为过于分散；15.6％的人认为不够开放；23.8％的人认为服务范围太窄；24.7％的人认为手续过于繁琐；还有27.8％的人认为没有实现自动化管理。

2、从网上调查和座谈情况来看：

有69％的人去过档案馆，知道一些档案工作方面的情况；24％的人认为所谓的档案就是人事档案，不知道还有文书、财会、科技等其它门类的档案；还有7％的人根本不知道档案馆这个机构，认为个人档案一般有劳资部门掌管，更不会想到利用档案。

在调查中有43％的人认为档案馆是一个纯粹的保密机构；20％的人认为档案馆只在于保管和收集整理档案，不存在利用；还有18％的人认为档案与自己没多大关系；只有19％的人认为档案在科研、生产和日常生活中作用巨大，应该得到重视。

二、“十五”期间利用工作相关规律及存在的问题

1、相关规律

“十五”期间已实行专业化管理的xx档案馆在人员结构和技术含量上已向前迈进了一大步，档案利用工作已步入良性化发展轨道，为了更好的服务于企业，档案馆在定期了解企业的发展及对档案的需求，实行了跟踪服务、超前服务和全方位服务，并在每年年底开展档案学术研讨会，及时总结经验。同时，从二OO四年到二ＯＯ五年开展了“创新、创效”活动，创新即进一步解放思想，更新观念，找破传统的管理模式和方法，运用新的经验开发新技术，采用新的手段，开创新的局面。创效就是通过各种拓展档案工作新的领域，是档案开发利用工作向广度和深度进军，创造更加显著的经济效益。其次，为了扩大档案利用群体，增加档案工作的开放性，档案馆还利用节假日举办各种展览、讲座，加大编研成果的出版力度，增加了公众对档案的了解程度。因此，从“十五”期间档案情况统计报表中可以看出：“十五”期间利用档案资料的卷次基本上是呈逐年上升趋势，说明档案利用越来越受到人们的重视，但由于服务范围不大，用户比较固定。在二OO五年借阅人次出现了较大的变化，据调查证实是由于企业在进行重组改制过程中搞清产核资，查阅了大量的会计档案所致。在此期间，我们档案部门调动了大量的人力物力，深入到企业内部，了解企业重组改制过程中对档案的需求，做到有目的、有准备，使企业档案发挥了充分的作用。

从利用者结构来看，利用最多的第一是生产单位占46.5％，这说明企业档案利用的主体是生产单位，他们是企业经济建设的主体，他们利用档案的人次和卷次是呈逐年上升的趋势，说明档案在企业的发展和经济建设过程中，变的越来越重要。随着市场经济的发展，企业在生产经营过程中需要大量的经济信息，企业档案馆应面向社会与各种信息机构、科研院所、政府部门建立广泛的联系，根据企业和市场的需求，结合本馆的特点，有计划、有目的地搜集符合企业产业特点的市场信息，提供给企业，同时，在企业生产经营中，利用馆藏的科技档案信息为企业融入外资、技术引进、设备更新等经营活动创造条件。第二是科研院所，占28.9％。油气田勘探开发就是通过研究地层构造寻找油气藏，因此科研是企业发展与生存的必要条件。他们利用档案的人次和卷次仅次于生产单位，但由于受领导重视程度，承接项目的多少和企业发展状况的影响，用于学术研究的档案卷次和人次呈现了高低不平的趋势。这就要求我们档案部门有选择的介入到若干重点科研项目中去，以档案信息员或课题组成员的身份参与某些科研活动的全过程。首先通过对企业科技档案信息的熟悉、整理，协助选定科技含量和获准率都比较高的立项选题。其次，严密跟踪与科研科题相关的国内外发展与动态信息，及时向科研人员提供准确、新颖的档案信息，以保证研究方面的准确，最后可以通过对相关课题的调研、对比、分析项目的应用技术、方法和相关数据、指标等，为研究