电子文件整理归档保管利用思考方法

在电脑愈来愈普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式产生和存储。因此，今后机关、企事业单位等部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。 目前在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了

巨大冲击。 今后机关、企事业单位等行文部门将会更多地以电子文件的形式作为公文流转的主体对象。所以，新的形势要求我们档案工作者不断探索立卷归档的新思路、新方法。

一、电子文件的立卷归档

开展电子文件立卷归档工作必须要有一支专业化的队伍，由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，而不少档案工作者对计算机技术掌握尚不完全，目前的立卷队伍还不适应工作发展的需要，必须通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

首先，在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。电子文件的归档一般可在年度或任务完成后，进行归档，并根据电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等情况，一般以不超过2-3个月。

其次，要对收集到的电子文件进行分类编目。一个单位的电子文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类地管理，就必须进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中