档案安全问题(五篇)

档案安全问题篇一

物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。

①建筑物档案

a、建筑物原始档案

包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下：

产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

（1）产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

（2）技术资料。包括：竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。

（3）竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。

（4）房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。

（5）供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。

b、建筑物维护、改造档案

建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料：

（1）维护改造申请表及批准文件

（2）维护改造工程施工许可证

（3）维护改造方案

（4）维护改造工程合同

（5）维护改造工程预算书及批准文件

（6）维护改造工程验收说明书

（7）维护改造工程结算（核算）表

（8）各设备及工程使用维护说明书]

（9）各设备及工程使用许可证（政府规定需要申办的应全部具有）

（10）维护改造工程施工设计图及竣工图

c、用户装修、改造工程档案

用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：

（1）装修、改造申请表及审查意见

（2）装修设计图

（3）装修、改造过程中的管理、监理资料

（4）完工后的验收意见

②管理工作档案

管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：

（1）政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等；

（2）制订的各种管理规定、公约；

（3）公司 iso体系文件

（4）财务资料

（5）工作计划、方针、目标记录

（6）各项管理工作日志

（7）纠正和预防措施方案

（8）质量/环境/安全控制记录

（9）设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录

（10）满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表

（11）投诉及投诉处理记录

（12）其他需要收集归档的工作记录、服务记录。

3、档案的管理

（1）档案的分类、编目及着录

（2）档案的整理装订

（3）档案的电脑化管理

档案安全问题篇二

档案管理的安全性思考及措施

【摘要】21世纪以来，随着社会主义市场经济体制的确立，社会信息化程度不断加深，档案事业也处在飞速发展中。档案工作的目的，是为了提供材料为党和国家各项工作服务，为人民大众服务，充分发挥档案的作用。因此，在档案利用过程中，对档案管理的要求越来越高。其安全性也必然值得我们来思考与重视。【关键词】信息化 档案管理 安全措施

近些年来，社会体制改革不断深入，档案工作对外活动变得更加的频繁，致使档案的数量与日俱增。一个中等机关，一年可以形成几百卷档案材料；一个大机关，每年可以形成上千卷材料。日月积累下去，如果全部都保存下来，将会给安全保管带来许多难以克服的困难。再加上新档案不断的形成，数量增长过快，使档案的内容变得越来越复杂。因此，在对档案的管理上，难度在逐渐加大，一系列安全问题也随之涌现。

一、加强档案管理工作安全的必然性 档案是一种社会现象，它以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。从整体来说，档案是党和国家活动的原始记录，是宝贵的文化财富；具体来看，档案是机关、组织和个人在社会活动中保存起来以备查考的文字、图表、音像和其他各种方式的载体的历史记录。然而，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和形式不断增加和丰富，另一方面，档案的损失和毁坏现象也频频发生。

无论是针对工作中日益增多的形式内容，还是保管过程中不断损毁的档案，都存在着巨大的困难来确保其完整和价值。因此，档案管理工作的安全性问题迫在眉睫。

二、档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理人员的素质不高

1、专业能力、鉴别能力不足

档案管理是对信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现今，在各企事业单位中，一部分工作人员文化水平参差不齐、业务素质偏低、专业性不高，以其他部门转岗人员和兼职人员居多，精通档案管理并熟悉管理操作流程的人员严重缺乏。因此，在对档案信息的鉴定与识别方面存在很大的问题，有的档案价值大一些，有的小一些，甚至有一些档案价值具有潜在性，只有等待某一时机才能由潜在价值转化为现实价值。如果管理人员不能透过现象抓住本质，深入分析档案的隐含价值，那么极有可能导致一部分有价值的档案流失。

2、错误的思想认识 在实际工作中，档案管理人员对于档案管理的重视度不够，不能有效适应信息时代档案的需求标准。在过去的档案工作中，曾经有过重政治、轻业务、重宏观、轻微观以及某些盲目现象，致使一些档案馆利用率很低，不能满足社会需求。其次，档案管理人员普遍待遇偏低、发展空间较窄，管理人员的工资福利没有与其专业贡献直接挂钩，这也导致其工作中凝聚力不强，协作力不够，对档案的安全性缺乏准确的认识。甚至在有些人看来，档案管理工作就是整理资料、看管资料库的杂活，既没有技术性，也不需要投入过多精力，只要不出错就够了。这种错误的意识严重影响着档案工作的进行。

（二）档案管理安全措施不完善

1、保密工作不完善

信息全球化程度还在不断加深，档案的种类、形式也越来越多。保存档案的目的是为社会主义事业服务，提供档案给各方面使用，充分发挥档案的作用。档案是为了利用，如果只是所在保险柜里，长期禁锢起来不允许使用，那么档案就失去了意义。但是，档案不仅是可以供各项工作利用的重要材料，而且有一部分是属于党和国家以及各单位的机密。因此，保护重要机密又成为档案管理的重中之重。如果安全措施不尽完善，随之而来的就是信息的偷盗失窃、转手买卖等问题，档案信息的完整性、保密性、安全性将受到严重的威胁，管理工作也会陷入空前严峻的状态。因此，保密是手工条件下档案安全保护工作的主要任务。

2，网络计算机技术不成熟

20世纪计算机技术和通信技术的成功融合和广泛应用，从根本上改变了信息产生、处理、传输、存储的方式，并以这种改变推动了社会经济结构、生产方式以及人们生活方式和工作方式的彻底变革。在档案管理过程中，创建了很多数字信息档案，计算机运作的范围包括信息检索、自动编目、自动转档等。但随着网络技术的迅猛发展，计算机管理系统的安全性问题也逐渐显露。首先，是网络数据传输过程中的安全问题。由于电子文档使用互联网传输数据，再加上网络对公众开放，如果有不法分子企图通过非法手段窃取资料、篡改或者伪造数据，那么损失是不可估量的。其次，由于计算机系统的不完善，一系列安全隐患层出不穷，计算机系统遭非法访问、黑客入侵、恶意病毒攻击以及内部用户非法授权行为，这都在一定程度上严重影响着电子档案的管理水平。

（三）资金不足，保管设备落后

在档案管理工作中，先进的技术、配套的设备、专业的知识、熟练的操作缺一不可。但大多数单位都因资金投入力度不够而不能尽数完备。一方面是由于对档案管理的安全意识不够，没有认识到其重要性。另一方面是由于档案作为历史记录历来不受关注与重视。目前在档案管理工作当中有着许多亟待解决的问题。由于自然和社会的各种原因，档案一直处于渐进性的自毁过程中，或者可能遭受到突发性的破坏。比如纸张老化、字迹模糊褪色，有相当数量的档案纸张变黄发脆，有的已成粉片，到了不能再用的程度；档案虫害也十分猖獗，不仅在档案较集中的档案管，而且现行机关档案生虫处也不少；档案保管处所条件得不到改善，库房建筑不合档案保护标准，需要复制的档案数量大，复制档案的手段也比较落后。

三、提高档案管理的安全性措施

（一）增强档案工作者的工作水平1.培养档案人员的工作能力

新时期，档案工作和档案功能的发挥最终都落实在高素质的档案人员这个重要因素上。人是管理活动中最积极、最活跃的因素，人才是编研成功与可持续发展的关键。这就要求档案工作在抓专业知识业务的同时要重点提高自身能力，建立一批高效的档案管理队伍。首先，要引进和培养信息技术和研发型人才，利用各种方式对档案管理人员进行高效的培训工作，提高档案人员的学历水平和知识结构。第二，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节，还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。一个档案工作者应有较高的文化素质，较强的研究能力，才能对素材正确理解，综合分析，系统整理，做出准确的价值鉴定，生产出精品。第三，档案人员要不断拓宽视野、丰富知识。在社会生活和经济处于快速发展时期，对档案的业务管理与服务等各项工作提出了新的发展和挑战。因此档案人员要努力学习，拓宽视野，了解所涉及领域的现状及发展动态。运用档案学科新理念、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。最后，在对档案人员的招聘方面，必须充分了解应聘者的计算机水平和档案管理的基础知识，要求档案管理人员具备很强的专业档案管理能力，能做到精确分析归类，注重电子档案的接收、保管等方法的学习，从而在根本上提高工作人员的工作水平。

2、改变档案人员的思想认识

有效推动档案事业的发展，必须从根本上提高和改变档案工作者专业能力、知识素养，改变错误的思想认识，充分认识到档案管理的重要性和必要性。通过这样的方式，才能做好管理工作，使档案信息更好的为人所利用，创造出更大的价值。因此，档案管理工作人员必须熟悉档案，了解和研究利用者的需要，进行有效的宣传，根据现实状况制定可行的建设计划，强化服务意识，提高服务水平。在工作中要树立服务观念，明确服务方向，端正服务态度，改变传统“看摊守点”和“等客上门”的思想。适应新形势，敢于向传统观念提出挑战，善于提出新办法、新思虑，解决新问题。勇于打破传统的管理模式，在档案业务上有所创新和突破。

（二）改善档案管理的方法 1，加强档案保密工作

保管档案机密是工作人员的工作基础，无论是档案管理人员还是档案利用者，必须依照相应的规章制度，在工作范围内对档案内容进行维护。如无权限人员不得进入档案库房、档案查阅不得在库房内进行、档案工作人员进行人事调动必须办理相应的交接手续、档案资料不得随意带出、未经许可或工作要求不允许私下复制档案材料、不允许对其他人员泄露档案内容等。

每个档案工作者必须严守党和国家机密，同一切失密、泄密