最新采购员必备基本知识(5篇)

采购员必备基本知识篇一

在电子制造企业中，标准的采购流程可以划分为战略采购和订单协调两个环节，战略采购包括供应商的开发和管理，订单协调则主要负责材料采购计划，重复订单以及交货付款方面的事务。这种组织结构与销售体系非常类似，很多销售型公司也建立了专业的销售支持部门处理大量的重复性订单。供应商的开发和管理是整个采购体系的核心，其表现也关系到整个采购部门的业绩。

一般来说，供应商开发包括的内容有：供应市场竞争分析，寻找合格供应商，潜在供应商的评估，询价和报价，合同条款的谈判，最终供应商的选择。在大多数的跨国公司中，供应商开发的基本准则是“q.c.d.s”原则，也就是质量，成本，交付与服务并重的原则。在这四者中，质量因素是最重要的，首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力。其次是成本与价格，要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实现成本节约。在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的生产能力，人力资源是否充足，有没有扩大产能的潜力。最后一点，也是非常重要的是供应商的售前、售后服务的纪录。在供应商开发的流程中，首先要对特定的分类市场进行竞争分析，要了解谁是市场的领导者，目前市场的发展趋势是怎样的，各大供应商在市场中的定位是怎样的，从而对潜在供应商有一个大概的了解。

比如在电阻市场，你今天需要0805的电阻，就大可不必去找那几个日本大厂，因为他们已经停产了。同时你也可以给你的设计部门同事提一个建议，尽量使用市场主流的元器件以降低成本。电阻市场是一个差异化较少的市场，供应商多，容易运输，容易替代。在注塑市场中，就比较复杂一些。首先，产品差异很大，有的公司专长于精密注塑，有的则主攻大型工件。而且由于注塑件运输成本很高，本地化是必不可少的，你要评估在本地市场上，注塑产品的供应能力是供过于求还是供不应求，主要供应商及其竞争对手的特点等等，才能做到有备而来。

在这些分析的基础上，公司的采购部可以建立初步的供应商数据库并做出相应的产品分类。一般来说，分为电子类、机械类、辅助材料三大类。电子类中可进一步分为电路板、电阻、电容、电感、二三极管、集成电路等；机械类细分为塑料件、金属件、包装用品等；辅助材料的部分包括化学品、标签、胶带等杂物。

下一个步骤就是寻找潜在供应商了。经过对市场的仔细分析，你可以通过各种公开信息和公开的渠道得到供应商的联系方式。这些渠道包括供应商的主动问询和介绍，专业媒体广告，互联网搜索等方式。在这个步骤，最重要的是对供应商做出初步的筛选。建议使用统一标准的供应商情况登记表，来管理供应商提供的信息。

这些信息应包括：供应商的注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息，可以评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。在这些供应商中，剔除明显不适合进一步合作的供应商后，就能得出一个供应商考察名录。接着，要安排对供应商的实地考察，这一步骤至关重要。必要时在审核团队方面，可以邀请质量部门和工艺工程师一起参与，他们不仅会带来专业的知识与经

验，共同审核的经历也会有助于公司内部的沟通和协调。在实地考察中，应该使用统一的评分卡进行评估，并着重对其管理体系进行审核，如作业指导书等文件，质量记录等，要求面面俱到，不能遗漏。

比较重要的有以下项目：

* 销售合同评审，要求销售部门对每个合同评估，并确认是否可按时完成。* 供应商管理，要求建立许可供应商清单，并要有有效的控制程序。* 培训管理，对关键岗位人员有完善的培训考核制度，并有详细的记录。* 设备管理，对设备的维护调整，有完善的控制制度，并有完整记录。* 计量管理，仪器的计量要有完整的传递体系，这是非常重要的。

在考察中要及时与团队成员沟通，在结束会议中，总结供应商的优点和不足之处，并听取供应商的解释。如果供应商有改进意向，可要求供应商提供改进措施报告，做进一步评估。在供应商审核完成后，对合格供应商发出询价文件，一般包括图纸和规格、样品、数量、大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供应商在指定的日期内完成报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求用书面方式作为记录，包括传真，电子邮件等。后续工作是报价分析，报价中包含有大量的信息，如果可能的话，要求供应商进行成本清单报价，要求其列出材料成本、人工、管理费用等，并将利润率明示。比较不同供应商的报价，你会对其合理性有初步的了解。在价格谈判之前，一定要有充分的准备，设定合理的目标价格。

对小批量产品，其谈判的核心是交货期，要求其提供快速的反应能力；对流水线、连续生产的产品，核心是价格。但一定要保证供应商有合理的利润空间。同时，价格谈判是一个持续的过程，每个供应商都有其对应的学习曲线，在供货一段时间后，其成本会持续下降。与表现优秀的供应商达成策略联盟，促进供应商提出改进方案，以最大限度节约成本。

实际上，每个供应商都是所在领域的专家，多听取供应商的建议往往会有意外的收获。曾有供应商主动推荐替代的原材料，如用韩国的钢材代替瑞士产品，其成本节约高达50%，而且性能完全满足要求，这是单纯依靠谈判所无法达到的降价幅度。通过策略联盟，参与设计，供应商可以有效帮助我们降低成本。还有非常重要的一个方面是隐性成本。采购周期、库存、运输等等都是看不见的成本，要把有条件的供应商纳入适时送货系统，尽量减少存货，降低公司的总成本。

二、电子元件采购工作流程

一、询价准备

1、计划整理。采购代理机构根据政府采购执行计划，结合采购员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。

2、组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。3、编制询价文件。询价小组根据政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。4、询价文件确认。询价文件在定稿前需经采购人确认。

5、收集信息。根据采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。

6、确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。

二、询价

1、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。

2、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。

3、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。 4、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价记录并签名确认，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至二名成交候选人并排列顺序。

5、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，方为有效。

三、确定成交人

1、采购人根据询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。

2、成交通知。成交人确定后，由采购人向成交人发出《成交通知书》，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。

3、编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。二：采购的基本流程

采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。

采购的流程及相关的单据名称：接收采购计划－询比议价－下po－审核－跟催－收货－付款－退货。相关的单据有：请购单、采购单、询价单，进货单等等。三：采购管理步骤：

一、请购

各项材料的请购部门如下：

（一）常备材料：生产部

（二）预备材料：采购部

（三）非常备材料：

1.订货生产用料：生产部

2.其他用料：使用部门或总经理、董事长直接需采购的 “物资采购计划单”的开立

（一）请购部门应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立“物资采购计划单”，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经总经理审核后编号（由各部门依事业部别编订），送采购部。

（二）需用日期相同或属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以“物资采购计划单”附表，一单多品方式，提出请购。

（三）紧急请购时，由请购部门于“物资采购计划单”“备注栏”注明原因，送采购部并提醒注意。

（四）材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于“物资采购计划单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。

（五）庶务用品由办公室按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“物资采购计划单”提出请购。

免开“物资采购计划单”部分

（一）下列总务性物品免开“物资采购申请单”，由董事长批准委托办公室办理，其列举如下：

1.贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。

2.招待用品：饮料、香烟等。

3.书报（含技术性书籍及定期刊物）、名片、文具等。

4.打字、刻印、报表等。

（二）零星采购及小额零星采购材料项目。

附注：

（一）各部门要以半月为周期制定物资需求计划，经部门主管核批后，报呈总经理批准。

（二）各部门要在每年12月15日之前做好下一的生产线或设备修理、物资需求计划，亦经部门主管核批后，报呈总经理批准。

（三）对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持总经理核批后的“物资采购申请单”与采购部取得联系，以便及时备货、保证使用。

（四）尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。

二、物资采购管理

（一）由总经理批准的计划单下达给采购部。

（二）采购部持计划单或临时采购计划逐一核对库存，然后根据计划与库存情况，填写“物资采购申请单”，部门经理核签后转总经理（附“物资采购计划单”）审批。

（三）采购部按总经理审批后物资采购申请单进行采购程序。

三、采购程序

（一）比价、议价

1、采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。

2、采购员通过电话、传真“询价单”、e—mail、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。

3、采购员要如实、认真、工整、逐项填写“比价表”，不得虚填，不得空项，无法填写的应在“备注”栏内注明。

4、采购员将比价结果，连同书面分析报告即时随时转交部门经理。

5、部门经理对比价表核价、审查完毕后签字确认，呈总经理审核批准后复印一份交采购部。原件整理存档。（此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单）

（二）根据比价、议价结果选定合适的供方，采购员需要求供方提供税务登记证、营业执照、机构代码证等，便于合格供应商的评定.（三）每次采购都需要有本公司采购订单或供方拟定合同，便于管理和保护本公司利益.采购订单包括采购物品规格数量、总价、付款方式、运输方式、到货时间、包装标准、验收方法、开票资料、违约责任等

注：1.如果需提供样品的，采购部需发样品订单（具体条例参看第四条样品采购程序）

2.付款方式，采购员要与部门经理商议后决定；对于首次合作或是金额较大的订单，由部门经理与董事长、总经理商议后再通知采购员办理.款到发货的需填写“办款申请单”交由董事长审批。

（四）订单由双方盖章回传后，采购员开始实行订单事项，并对采购物品进行跟踪，直到采购物到公司仓储，并落实质检单及发票情况

（五）到货之前，采购部应提前一到两天通知仓储准备安排装货位置，并由仓储通知质检部门提前做好化验准备.（六）货到公司厂门，门卫应及时准确通知采购部，然后由采购部通知仓储，仓储再通知质检安排抽样化验.抽样后需要过磅的，由仓储部门安排人员随送货方同去.（七）质检结果合格后通知仓储，由仓储安排卸货；卸货时，仓储通知采购部，由采购部安排送货方确保其不得随意在车间、仓储走动

注：若质检结果不合格，质检部出具“特采申请单”，由仓储及时通知采购部，采购部经理根据具体情况安排该供方进行退换货事宜.若由特殊情况，则由采购部经理填写“特采申请单”交由总经理审批后降价或降级使用.（八）卸货完毕，由采购部确认数量、质量无误后，负责办理出门证或是按订单负责办理运费或是货款.（九）采购部负责在采购“日常登记表”上记录当日到货情况，及时把采购过程中未完成事项处理好，诸如：发票、月或季结算货款等.（十）办理入库手续.按照单项业务跟踪负责的原则，由负责该项采购过程人员携本次采购发票到仓库办理入库；部门经理可以安排采购员负责办理入库.按《出入库制度》办理.（十一）办理入库之后，负责该业务的采购员将入库单及发票交至董事长审批。

附注：由销售部门需要的原材料转交采购部办理

1、销售部需出具由总经理审批后的“采购计划单”

2、采购部按销售部已联系的供应商做采购订单或是签署供方的销售合同

3、经双方签订后，按销售部门的要求办理付款，剩下事宜均由销售部负责，包括到货时间、地点及中间所需的文件材料的提供。采购部仅协助销售完成此套采购程序。

四、样品采购程序

样品分为两部分，一部分是由技术部研发所需，一部分是采购部为确保质量无误要求首次合作的供方提供的样品，它们具有用量少的特点.同时又分为免费和收费两种.（一）质检部所需样品

1.采购部在查询后，选定一家质量合格价格优惠或是免费供货的供方，然后向供方传真“样品订单”，样品订单包括所需样品规格、数量、到货时间及公司邮寄地址

2.需要收费的，一般情况是款到发货，在500元以内，由采购员自己先垫付，等到货到后采购员凭入库单和发票（一般为普票）或收据报帐.3.此类样品的入库办理：因为技术部所需原料配件因经济价值高、量少且检验复杂或因实验设备、条件等限制，不能检测的由质检部根据供方提供的质检报告为依据进行入库.（二）采购部需质检部化验的样品

1.一般是根据采购计划需要采购且需重新选定新的供应商，采购部询价、议价后确定二至三家，让其寄样品便以化验.本样品一般为免费.2.样品由采购部直接交由质检部负责人，同时附有样品质检报告单，并强调出检验结果时间.质检部将检验结果以“样品确认单”的形式出具给采购部.五、合格供应商的评定

（一）采购部对首次合作的供方进行评定一般是该供方保质保量供货三次以上，所以这也要求采购部在合作过程中时时考核供方是否具备评为合格供方的要求。

（二）采购部评定时所需办理程序：

1.采购部提供预评定供方的税务登记证、营业执照、机构代码证等相关考核供方经营能力、诚信度的文件复印件。

2.然后附采购部开具“合格供应商评定表”，合格供方评定表中包括：供方名称、地址、联系人、供应产品；审批部门包括：采购部、生产部、质检部、仓储部、iso质量小组填写综合评价结果、最终交由总经理审批。

3.采购部根据评定表，将审批合格的供应商添加到“合格供方目录”中。

（三）采购部在每年年底对供应商进行总评定：采购部传真“供方调查报告”给供方填写，然后由负责该项业务的采购员填写评定结果，最终交由部门经理审批。该表作为总的考核合格供方的依据留。

采购的流程及相关的单据名称：

接收采购计划－询比议价－决定－下po－审核－跟催－收货－付款－退货。相关的单据有：请购单、采购单、询价单，采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等等。

相关的erp单据有：请购单、采购单、采购暂收单、采购入库单、采购退出、采购异常退出等等。

[编辑本段] 采购相关：

采购（purchasing）：是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

采购实践可分为战略采购（sourcing）和日常采购（procurement）两部分。

战略采购是采购人员（commodity manager）根据企业的经营战略需求，制定和执行采企业的物料获得的规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过行动的实施寻找到合适的供应资源，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。

战略采购计划内容包含采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道，建立何种关系，如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体，日常采购执行与合同如何确立等等。

日常采购是采购人员（buyer）根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。

采购的对象分为直接物料（bom material）和间接物料（mro material），直

接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分，间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。

采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。

采购的基本原则 成本效益原则 质量原则 进度配合原则 公平竞争原则

什么是采购：是指通过交换获取物料和服务的购买行为，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。

采购员必备能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。

什么样才是好的采购员：采购员必备能力外，要有合理的采购计划，遵守5r原则，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。在不影响企业正常生产下，降低采购成本。

采购员须承担的责任：采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。

采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。

采购数量计算：本期应采购数量=本期生产需用量 本期末预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量

怎样合理降低采购成本：事先制定合理的采购计划，查询当前市场行情，掌握影响成本的因素和事件。事中寻找多家合格厂商的报价，制作底价或预算，运用议价技巧。事后选择价格适当的厂商签订合约，利用数量或现金折扣。

采购价格构成：供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。

采购商品成本构成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、设备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用或外包费用，营销费及税捐、利润。

什么是合适的价格：采购价格应以达到适当价格为最高目标，采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。

怎么样判断采购价格是否合理：进行成本分析，价格分析，市场调研，多家厂商报价。

怎样找供应商：利用现有的资料，公开征求的方式，通过同业介绍，阅读专业刊物，协会或采购专业顾问公司，参加产品展示会。

供应商分类：原材料供应商，小额服务性供应商，临时性供应商。

合格供应商的标准：优秀的企业领导人，高素质的管理人员，稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管理制度。

怎样对供应商进行分析：价格，品质，服务，位置，存货政策，柔性。

专业知识.判断力.责任感.时间观.口才.[编辑本段]

采购面试问题大全

通常我们在面试采购员时，会遇到各种各样的问题。现在我们把采购面试所要遇到的问题做了一个总结与归纳，希望这些分析能够帮到更多的朋友！

1、有一批物料你已经下订单通知供应商生产，但接到通知说因为客户已取消此订单，但公司其它的产品又不可能用到。请问你该如何解决，而且要有3个解决方案？

答：这个问题太笼统，不过碰到这种情况时，首先得了解供应商对你所下订单的完成状况，同时要求供应商停止订单的生产。根据供应商的反馈来决定处理。a.若供应商还未进行订单的正式生产，可与供应商协调取消此单，请其帮忙将所订原材料用于其它产品的生产。b.若供应商已进行了生产，要求供应商提供准确的生产数量，再与市场部协调看此种物料是否会在今后的生产中使用？若将来有用，只需与供应商协调将送货期推后即可。若不可能再用，应该向客户索取已生产物料的赔偿金。若客户以毁约日期在合同准许之内为由，不做任何赔偿时，应尽快与供应商协调以成本价将物料金额算清，并考虑物料报废后是否有利用价值？尽可能将损失降到最低。

2、为什么选择做采购？

答：a可以熟悉商品市场，增长见识。b、可以接触不同的人，提高语言交流能力，增强个人魅力。c、其次要做好采购是不容易的，个人发挥空间比较大，对个人发展很有帮助。采购的压力－如何以成本结构为导向，保证商品采购为最低成本。

3、采购员的价值体现在哪里？谈谈你对采购的认识？

答：采购为公司节省1元相当于销售卖出11元的货，这就是采购员的价值，作为采购就是按照公司的需求，生产产品的需要，从公司利益出发买到所需的物品，即符合产品要求，又是公司可以接受的价钱，那么你算一个合格的采购。

4、采购员应该怎样去开发新的供应商？

答：开发供应商每个公司都有自己的流程，大体是先收集供应商信息（网上，展览会，朋友介绍，供应商自荐等）-进行供应商问卷调查 实施调查供应商送样-合格-列入合格供应商；不合格则重新找。

5、ic/电容/电阻/晶振有哪些封装？

答：ic，电容，电阻大多是盘状的料带封装，ic也有盒装的，晶振要经过无尘车间封装，成品是用盒装的每层之间都隔有海绵

6、电子料的市场价格怎样？

答：这个不好说，变动很大，自己查查最近的价格。

7、客户突然取消定单，而物料又回到工厂了，供应商不同意退货(不能向客户索赔)？

答：通常这种情况，在采购行业中比较少发生，因为你跟客户有签定一系列的合同，跟你的供应商也有签定一系列的合同，当客户突然取消订单的时候，并不是说客户只是说把订单取消，而不给予任何处理方式，一般来讲，客户肯定会给予你一些处理的方式，例如说：为这批货找新的买家，需要一定的时间，所以，这时候，一般来讲，口头上客户是说要找新买家，可是时间不等，你只能去想办法通过各种渠道去帮

助客户，同时适当的跟供应商沟通，如果此款产品是行业中通用了，也就是说是标准件，可以适当的跟供应商沟通看供应商能否把此款产品销售出去，用双方合作的诚信关系，试着去说服供应商，如果供应商不帮忙，不同意退货的话，只能跟老板或是跟客户商量，把这批货收下来，然后试着找这个产品的同行，或是寻找一些相关信息，看能否把这批货卖出去！因为采购商都有跟供应商签定合同，不是供应商问题的时候，采购商不可以轻易的作退货处理；

8、公司产品的成本呢

答：原材料费用 制造费用(水电、人工、维修、包装、检验、机器折旧、报等)管理费用 税收 利润 运输

9、如何让公司同供应商共同发展？谈谈你对采购战略的看法？

答：这个问题比较大，但无非是在技术进步、成本的降低、供货周期的缩短、质量控制水平的提高、发展规模和速度等几方面考虑，共同进步。

采购需要的是最好有专业知识，有一定的谈判经验与技巧并且对市场有一定的了解，实行买卖双方高层及经办人一季度一会晤，解决前期存在的不良现象，提出往后的发展目标及战略目标，让供货商有一个明确思想，全力配合我司的一个开发过程。

10、如何维持旧供应商关系系？

答：供应商关系的维护：因为供应商不是客户，没有必要经常主动打电话去联络感情，有必要时才进行联络，一般供应商都会主动打电话给采购，公事公办，如果是私事就像对待普通朋友一样就可以了!

11、介绍一下工作经历，说说以前的采购部门日常工作、部门组织结构、直接上司是谁？部门人员分工情况介绍？

答：