文书管理制度

第一章 总则

第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。

第二条 所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。

第三条 文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。其他部门的文书管理，也应参照本制度。

第二章 文件的收发和催办

第四条 对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。

第五条 文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。

第六条 学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进行传阅不得个人保存。

第七条 为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天（特殊情况除外）。如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。

第八条 各部门要指定专人负责