2023年物业档案管理制度 物业档案管理制度及职责(八篇)

物业档案管理制度物业档案管理制度及职责篇一

为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

4.1电脑保存一份电子文档。

4.2xx四楼资料室。

5.1行政人事部

7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

7.2财务部:财务资料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

9.1《档案编号规则》

10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

10.2本规定修订权在公司。

10.3本规定从二零零四年六月一日实行。

物业档案管理制度物业档案管理制度及职责篇二

为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。

1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。

2、设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的.专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。

3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。

4、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。

8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

9、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。

10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。

11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。

12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

物业档案管理制度物业档案管理制度及职责篇三

物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的'规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。

收集后的所