外贸信函的实例例一：150KensingtonRoadBrooklyn，NewYork12②，N．Y．③June101985例二：Established1900TELEPHONE：CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS：CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGORef．No．CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：March161982ALLCODESRENTLEY’SPREFERRED注：实例中央上面Established1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字（Telephone）是电话号码，Ref．No（等于CorrespondenceReferenceNo．）是“信件编号”，其用途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”。右边的细小字（CableAddress）电报挂号，用于发收电报。这个公司只有“ENVELOPECHICAGO”二个字就够了，其手续费和电报费均能节省。（CodesUsed）即“使用电讯密码簿”。（AllCodes，Rentlev’spreferred）即“在所有密码簿中，请选用（Rentley）密码簿”。例三：17．PhilpotLane，London，E．C．①3，25April，1991写信头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日，按英国习惯，应写为“2ndMay，1995”按美国习惯是“May2，1995”。（3）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：Messrs．Allen＆Son（1919）Pty，Ltd．，155，FlindersLane，Melbourne，C．①1．AustraliaMarch16，1991Messrs．Smith＆James，Inc．500NortonBldg．Seattle4，WashU．S．A写收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。（4）称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼，相当于中文书信“敬启者”，例如：DearSirDearsirs，DearMadam，DearLadies，Gentlemen：DearMesdames，DearSirandMadam，LadiesandGentlemen：在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dearsirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dearsirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如DearMr．Small。在这里，DearSirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。（5）正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。（6）结束语。是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：Yourstruly（你的真诚的），Yourssincerely（你的忠诚的）Yoursfaithfully（你的忠实的），等等。在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用YoursmostCordially（你的最真诚的）或Yoursrespectfully（你的恭顺的）等。（7）签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第...
