采购档案管理制度密级(16篇)

采购档案管理制度密级篇一

加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。

适用于采购部对内部文件及档案的控制。

3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

4.1归档内容分类

4.1.1采购内部文件的归档。采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

4.1.2公司其他部门提供的文件归档。公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

4.1.3外来或外放文件的归档。供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。采购部的台账、电子档的文件记录。

4.2档案保存期限

4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

4.2归档要求

4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。

4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

4.3档案调阅

4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。

4.3.3查阅档案应当日归还;摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。

4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。

4.4、档案销毁

4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。

4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。

4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。

采购档案管理制度密级篇二

为了保证政府采购的事后监督，记录政府采购活动情况全过程，切实做好政府采购资料档案管理工作，制定本制度。

政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限从采购结束之日起至少保存十五年。

申请报告

评审报告

固定资产审批表

政府采购项目申报审批表

委托代理协议

招标文件

纪检委监察局执法监察室告知函

纪检委监察室出具项目审查表

供应商行贿犯罪档案查询函

检察机关查询行贿犯罪档案结果告知函

抽取专家名单

评标报告

合同

采购项目结束后，政府采购管理股负责对采购档案进行归档。

(一)封面、封底纸张由局档案室统一提供;

(二)统一规范归档资料的内容和格式;

(三)编写档案总目录，便于查阅;

(四)档案按照年度、季度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列;

(五)装订后移交档案室统一保管。

采购档案管理制度密级篇三

第一条 为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。

第三条 政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。

第四条 各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。

第五条 政府采购项目档案资料具体包括：

(一)项目开标前文件材料

1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料;

2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料;

3.政府采购项目的采购委托代理协议书;

4.采购公告(包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等);

5.招标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同)及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明;

6.供应商领取招标文件的记录(包括潜在投标人不足三家的情况记录);

7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。

8.其他报批手续材料。

(二)项目开标文件材料

1.投标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同)及其补充、修改或撤回的记录;

2.投标文件递交记录;

3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单;

4.开标一览表;

5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书;

(三)项目评审文件资料

1.评审专家抽取记录及名单;

2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等;

3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表;

4.评审报告、中标(成交)候选供应商排序表;

5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料;

(四)项目中标(成交)和履约文件资料

1.采购结果公告记录;

2.中标(成交)通知书;

3.依法变更采购结果的记录;

4.项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料;

5.资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料;

(五)其它文件材料

1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复;

2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定;

3.其它与采购项目相关的需要存档的资料。

上述(一)中1、政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料，由采购人负责收集、整理;其他所有政府采购项目档案资料由政府采购代理机构负责收集、整理。

第六条 政府采购代理机构在项目验收结束之日起15日内，按照归档内容要求，完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷和装订工作。

第七条 政府采购代理机构应当将其所整理的政府采购项目档案资料区分正本和副本，正本交采购人保管，副本或部分复印件资料由政府采购代理机构保管。

第八条 政府采购代理机构在每季度的最后一个月下旬，将所有整理完好的政府采购项目档案副本送同级政府采购监督管理部门备查。

第九条 采购人和政府采购代理机构，应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系，指定专人负责，确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。

第十条 政府采购项目档案的保存期限为自政府采购项目结束之日起至少十五年。对于在较长时期内有查考利用价值的重大政府采购项目档案资料，采购单位可根据需要永久保存。

第十一条 采购人和政府采购代理机构，应对政府采购项目档案的利用权限做出明确规定，建立档案借阅、复制登记簿，健全档案利用审批、登记手续。

第十二条 政府采购项目档案主要供政府采购当事人和政府采购监管部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅政府采购项目档案。

第十三条 政府采购项目档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。

第十四条 对保管期限已满的政府采购档案，应由政府采购项目档案保管单位分管领导、有关业务人员和档案管理人员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。

第十五条 对确无保存价值的政府采购项目档案，应清点核对，登记造册，经分管领导批准并报同级政府采购监管理部门备案后销毁。

第十六条 销毁政府采购项目档案，应指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。政府采购项目档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应立卷归档，并永久保存。

第十七条 政府采购项目档案管理人员调动工作时，应在离职前办理好档案交接手续。

第十八条 政府采购代理机构被终止代理资格或被解散，其负责管理的政府采购项目档案全部移交至同级政府采购监督管理部门，并办理交接手续。

第十九条 本办法由青岛市财政局负责解释。

第二十条 本办法自发布之日起执行

采购档案管理制度密级篇四

第一条为加强政府采购档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府采购法》及有关规定，结合工作实际，制定本制度。

第二条本制度所称的档案，是指开展政府采购业务时(包括集中和分散)，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。档案资料除特殊情况外均要求为原件。

第三条政府集中采购应归档的基本资料有：

(一)领导批示、政府投资计划;

(二)采购申请;

(三)采购方式批复书;

(四)招标文件和投标文件;

(五)在财政部门指定的新闻媒体或网站发布的招标公告;

(六)评委抽取登记表

(七)供应商投标情况登记表;

(八)评标委员会及监督人员(竞争性谈判小组，询价小组)签到表;

(九)评标专家及监督人员签字确认的评标报告(内容包括：评标时间、评标地点、评标程序、评标结果、评委打分表、商务、符合性、技术审查表、评审专家质疑表;

(十)在财政部门指定的新闻媒体或网站发布的中标公示;

(十一)中标(成交)通知书和未中标(成交)通知书;

(十二)政府采购合同;

(十三)验收单或验收报告、文件;

(十四)书面询问或质疑和询问答复、质疑处理决定;

(十五)历次资金支付申请书;

(十六)其它应保存的有关资料。

第四条政府采购档案管理人员，应注意采购活动资料的收集与整理，要认真核对资料是否齐全，避免出现资料遗失漏报现象。每一个采购项目结束后，要及时催促采购中心和采购单位将评标资料和合同报我办归档。

第五条档案管理人员要认真执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府采购法》及本制度的有关规定，进行政府采购业务档案的归集和管理。

第六条档案管理人员应建立档案检索工具，方便查找;归档资料必须按照采购项目归档目录要求，排列顺序，填写清楚;归档的项目资料必须齐全完整，案卷质量要符合有关部门制定的案卷质量标准，对资料不全项目，档案管理人员有权拒绝接受。

第七条档案管理人员要完善档案交接手续，建立档案借阅登记簿，保证档案的完整，未经领导批准，政府集中采购档案一律不准向外借出。

第八条档案管理人员和借阅人员要树立保密观念，自觉遵守保密制度，妥善保管、保存经手的档案资料，严禁失密、泄密和档案遗失现象的出现。

第九条对于达到保存期限应于销毁的档案，档案管理人员要进行认真的鉴定，无误后提出销毁意见，经领导批准后方可销毁;销毁的档案必须登记造册，采用粉碎或焚烧的方式进行。

采购档案管理制度密级篇五

公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。

三、合同档案管理原则

1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。

四、合同章管理原则

1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。

五、合同文档的管理要求

1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。

3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。

五、附则：

1、本制度自审批通过之日起实施。

2、本制度由销售部负责解释。

六、附件：《合同档案登记表》

采购档案管理制度密级篇六

招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

总公司项目，在项目分成前